4 lý do thành công khi chọn văn phòng ảo

Văn phòng ảo được đánh giá là mô hình cho thuê giúp giảm rủi ro trong kinh doanh. Với nhiều ưu điểm, các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng văn phòng giao dịch đã kiểm chứng và khẳng định mệnh đề trên. 4 lý do dưới đây sẽ lý giải tại sao có thể khẳng định điều này. 

Sử dụng vốn hiệu quả với giải pháp văn phòng ảo

Theo ông Johnathan Hạnh Nguyễn (Chủ tịch tập đoàn Liên Thái Bình Dương), chi phí mặt bằng có thể chiếm đến 38% tổng doanh thu. Nếu lựa chọn thuê văn phòng tại khu vực trung tâm, doanh nghiệp phải chi từ 20 – 50 triệu/tháng. 

Với doanh nghiệp nhỏ, các startup, đây là con số khổng lồ, là gánh nặng chi phí hằng tháng. Trong khi đó, khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, khoản chi này có thể giảm đến 98%. Giá thuê văn phòng giao dịch dao động từ 300.000 đồng – 4.000.000 đồng/tháng tùy vị trí và đơn vị cung cấp. 

Doanh nghiệp có thể thể tận dụng nguồn vốn tốt nhất thay vì đổ vào mặt bằng hàng trăm triệu đồng mỗi năm. 

Cụ thể, nhà quản trị có thể cân nhắc sử dụng vốn để đầu tư vào cơ sở vật chất và trang thiết bị. Trang bị thêm máy móc phục vụ sản xuất, nâng cao năng suất là một gợi ý. Sử dụng nguyên vật liệu chất lượng cao tăng chất lượng sản phẩm cũng là cách được nhiều người áp dụng. Khi đó, doanh nghiệp nâng hình ảnh thương hiệu gắn liền với đẳng cấp và chất lượng. 

Khi giảm chi phí mặt bằng, giá sản phẩm cung cấp đến khách hàng cũng có thể điều chỉnh. Thay vì giảm giá niêm yết, doanh nghiệp xem xét xây dựng chương trình chiết khấu, giảm giá, ưu đãi cho người dùng. 

 Chính sách giá hấp dẫn sẽ thu hút khách hàng đến với sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. 

Tập trung phát triển nguồn lực với dịch vụ văn phòng ảo

Đây là một trong những lý do giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro. Nhân sự chất lượng giải quyết công việc với hiệu suất cao. Sự sáng tạo, nhiệt huyết, tinh thần làm việc ở đội ngũ này giúp công việc xử lý trơn tru, hiệu quả. Đó là lý do tất cả tập đoàn lớn đều chú trọng vào khâu tuyển dụng cũng như đào tạo nhân sự. 

Khi chi phí mặt bằng giảm, tiết kiệm chi phí lương cho lễ tân, bảo vệ, tạp vụ, IT,  doanh nghiệp có thể sử dụng chính sách lương hấp dẫn để thu hút người tài. Ngoài ra, đầu tư mở các khóa học phát triển kỹ năng mềm và kỹ năng cứng cho nhân viên cũng là cách thường được áp dụng.  

Không chỉ vậy, lựa chọn văn phòng ảo còn giúp nhân viên công ty tập trung vào nhiệm vụ, chức năng của mình. Bởi các công việc tiếp đón, sắp xếp vị trí cho khách đã có đội ngũ lễ tân của đơn vị cho thuê đảm nhiệm. Công việc lau dọn, rửa ly cũng do tạp vụ thực hiện. Nhân viên được tập trung làm việc, phát triển chuyên môn thay vì xao nhãng cho những công việc khác. 

Với các đơn vị sử dụng văn phòng ảo, nhân viên có thể tìm vị trí không gian làm việc khiến họ thoải mái nhất. Đó có thể là nhà riêng, quán cà phê, thư viện hoặc đăng ký chỗ ngồi làm việc tại văn phòng giao dịch để làm việc. Chính điều này giúp nhân viên phát huy tốt năng lực của mình, tăng sức sáng tạo và năng suất làm việc. 

Tạo ấn tượng chuyên nghiệp với đối tác qua dịch vụ văn phòng ảo

Sử dụng văn phòng ảo tại khu vực trung tâm giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng chuyên nghiệp. Chọn văn phòng tại khu vực lưu thông thuận tiện, tạo sự thuận lợi cho khách hàng khi đến làm việc. Ngoài ra, địa chỉ trung tâm còn khẳng định vị thế của đơn vị trên thương trường. 

Ngoài ra, văn phòng ảo với thiết kế đẹp mắt và đầy đủ tiện nghi sẽ nhận được đánh giá cao từ đối tác trong lần đầu gặp mặt. Đội ngũ tiếp nhận thân thiện nhiệt tình tạo thiện cảm tốt nhất. 

Khi đó, cơ hội hợp tác giữa bạn và đối phương tăng lên đáng kể. Chỉ cần bạn thể hiện tốt và sản phẩm đủ chất lượng, chắc chắn sẽ nhận được phản hồi tích cực từ phía khách hàng. Cũng vì lẽ đó, văn phòng ảo giúp việc kinh doanh giảm rủi ro nhờ tăng cơ hội thành công khi làm việc cùng khách. 

Tăng sự hiện diện với khách hàng tại mỗi địa phương 

Chi phí mở văn phòng đại diện, chi nhánh tại địa phương khác với văn phòng ảo thấp hơn rất nhiều so với văn phòng truyền thống. Nhờ vậy, bạn hoàn toàn có thể mở rộng kinh doanh, tăng sự hiện diện của mình khi lựa chọn văn phòng ảo. 

Bằng cách này, khách hàng cảm nhận được vị thế và sức mạnh của đơn vị. Với khách hàng ở khu vực khác, họ cảm thấy thân thuộc, gần gũi và thuận tiện hơn khi làm việc với đơn vị có văn phòng thuộc tỉnh của họ. Như vậy, đặt văn phòng đại diện với chi phí thấp đã giúp bạn tăng sự hiện diện với khách hàng, tăng cơ hội thành công. 

Sử dụng văn phòng ảo Winplace – bí quyết giảm rủi ro tốt nhất cho doanh nghiệp

Winplace Coworking Space tọa lạc tại số 45 Võ Thị Sáu, phường ĐaKao, Quận 1. Đây là vị trí nằm ngay trái tim Quận 1, trung tâm thành phố Hồ Chí Minh, thuận tiện trong di chuyển và lưu thông. 

Chỉ từ 545.000 đồng, doanh nghiệp được sử dụng văn phòng ảo với đa dạng tiện ích. Mức phí tiết kiệm giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí tốt nhất. Không chỉ vậy, Winplace còn hỗ trợ trả góp hằng tháng, giảm áp lực tài chính cho đơn vị hiệu quả. 

Một số tiện ích tại Winplace:

• Sử dụng địa chỉ đắc địa đăng ký kinh doanh, công bố phương tiện truyền thông;
• Bảng tên tại tầng thuê;
• Tiếp nhận và chuyển tiếp bưu phẩm;
• Dịch vụ pháp lý trọn gói;
• Hỗ trợ truyền thông;
• Phòng họp, tiếp khách sang trọng, đẳng cấp;
• Chỗ ngồi làm việc riêng tư;
• Internet tốc độ cao;
• Tổng đài điện thoại/fax thông minh;
• Lễ tân chuyên nghiệp;
• Đội ngũ hỗ trợ (bảo vệ, tạp vụ, IT,…);

Kết luận

Văn phòng ảo là lựa chọn với nhiều lợi ích. Không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, sử dụng vốn hiệu quả, sử dụng văn phòng giao dịch tạo ấn tượng chuyên nghiệp và tăng sự hiện diện với khách hàng. Cạnh đó, doanh nghiệp có thể đầu tư vào tuyển dụng và đào tạo nhân sự để phát triển nhân lực tốt nhất. Chính vì vậy, có thể nói kinh doanh ít rủi ro hơn khi doanh nghiệp lựa chọn văn phòng ảo.